Huishoudelijk regelement – LAVA Eindhoven

Hieronder vind je het Huishoudelijk reglement van ‘LAVA’.

DE VERENINGING

Artikel 1

De vereniging draagt de naam “LAVA’’ afkorting van Leuke Activiteiten Voor Ambtenaren.
LAVA is de personeelsvereniging van de gemeente Eindhoven.
De vereniging is gevestigd in Eindhoven.

CONTRIBUTIE / BIJDRAGE

Artikel 2

Leden betalen een contributie die is vastgesteld. Deze contributie bedraagt € 2,- per maand.
Ereleden zijn vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van contributie.
Buitengewone leden betalen een contributie die in de Algemene Ledenvergadering is vastgesteld.
De minimale bijdrage van donateurs bedraagt per verenigingsjaar tenminste € 24,-.
Donateurs mogen deelnemen aan activiteiten.
Donateurs hebben een opzeg termijn van 4 weken.
Donateurs hebben dezelfde rechten als leden.
Stagiaires en tijdelijk personeel kunnen geen lid worden van de personeelsvereniging van de gemeente Eindhoven. Zij kunnen wel fungeren als donateur. Zie hierboven.

Artikel 3

Kosten en achterstallige contributies zijn verschuldigd ongeacht het eventueel beëindigen van het lidmaatschap. Zij, die uit de vereniging treden of zij, die van het lidmaatschap vervallen zijn verklaard, kunnen geen aanspraken doen gelden op enige restitutie van betaling aan de vereniging gedaan.
Het bestuur is bevoegd in door het bestuur te bepalen gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing te verlenen van contributie of kosten.
De verschuldigde contributie wordt iedere maand van het loon ingehouden.
Geen lid deelt in de rechten, gegeven bij de statuten en het huishoudelijk reglement, voordat hij aan alle verplichte geldelijke plichten heeft gedaan.

EINDE LIDMAATSCHAP

Artikel 4

Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het verenigingsjaar. Het verenigingsjaar loop van 1 januari t/m 31 december.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid dient schriftelijk te geschieden twee maanden voor het einde van het verenigingsjaar. Het lidmaatschap kan echter onmiddellijk worden beëindigd, indien van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Opzegging namens de vereniging en ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.
Een lid dat uit het lidmaatschap wordt ontzet overeenkomstig met statuten is verplicht de contributie van de lopende maand te bepalen.

Artikel 5
Het lidmaatschap eindigt:

door overlijden van het lid;
door opzegging door het lid;
door opzegging namens de vereniging;
door ontzetting door het bestuur.
door ontslag uit gemeentedienst, niet zijnde flexibele pensionering.
door natuurlijk einde dienstverband
Opzegging door het lid kan geschieden door schriftelijke kennisgeving aan de secretaris. Dit dient te geschieden twee maanden voor de datum van beëindiging van het lidmaatschap.
Opzegging namens de vereniging kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten door de statuten voor het lidmaatschap gesteld, te voldoen, ook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Opzegging volgens dit lid geschiedt door het bestuur behoudens beroep op de algemene ledenvergadering binnen dertig dagen na ontvangst van het bestuursbesluit.
Ontzetting door het bestuur kan geschieden wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Het van het lidmaatschap ontzette lid heeft beroep op de algemene ledenvergadering binnen dertig dagen na ontvangst van het bestuursbesluit.
De algemene ledenvergadering heeft eveneens het recht een ontzetting als bedoeld in het vorige lid uit te spreken.
Een lid dat uit het lidmaatschap is ontzet, blijft ook in de toekomst van het lidmaatschap uitgesloten.
Opzegging namens de vereniging en ontzetting geschieden ten aanzien van een bestuurslid door de algemene ledenvergadering.
Een lid dat de gemeentedienst verlaat om in particulier dienstverband te gaan werken houdt op om lid te zijn van de vereniging.
Een lid dat niet meer in dienst is van de Gemeente Eindhoven door middel van flexibele pensionering kan alleen doorstromen naar de Voeg (vereniging voor oud-leden)

STEMRECHT

Artikel 6

Donateurs zijn uitgesloten van het recht om te stemmen.
Het bestuur is gerechtigd te verlangen dat een machtiging door een lid aan een ander lid verleend, om namens hem een stem uit te brengen, volgens een door het bestuur opgestelde schriftelijke formulering wordt gegeven.
De machtiging is slechts voor één vergadering geldig.

Artikel 7

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten en ongetekende briefjes.
Ter bepaling van de uitslag van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, als op het stembriefje iets anders is vermeld dan strikt noodzakelijk.
Een stemgerechtigd lid mag, behalve de eigen stem, slechts een stem bij schriftelijke volmacht uitbrengen. Alvorens te stemmen dient de volmacht bij de secretaris te zijn ingeleverd.

BESTUUR

Artikel 8

Alleen leden die werkzaam zijn bij de Gemeente Eindhoven kunnen deel uitmaken van het bestuur.
Het bestuur houdt een register bij waarin de namen en adressen van alle leden, ereleden, buitengewone leden en donateurs zijn opgenomen.

Artikel 9

De voorzitter leidt alle vergaderingen. Hij ziet er op toe, dat alle besluiten van bestuur- en ledenvergaderingen worden uitgevoerd. Hij roept vergaderingen bijeen en kan deze – in overleg met de overige bestuursleden – schorsen en/of staken.
De secretaris is verantwoordelijk voor de agendering, de notulering van de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen, voor de correspondentie, de samenstelling van het jaarverslag en voor het archief. Binnen twee maanden na het afsluiten van het verenigingsjaar stelt de secretaris het jaarverslag op en legt dit voor aan het bestuur. De inkomende en uitgaande stukken in origineel c.q. in volledig afschrift worden door hem nauwkeurig geregistreerd en geordend bewaard in een archief dat het onvervreemdbaar eigendom van de vereniging blijft. De secretaris is gehouden alle stukken aan het bestuur ter inzage te geven telkens als het bestuur daarom verzoekt. Het bestuur kan de uitvoering van deze taken delegeren aan een door het bestuur aangewezen medewerker van het secretariaat.
De penningmeester voert het financiële beheer en is daarvoor te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de kascommissie. Op de algemene ledenvergadering brengt de penningmeester verslag uit van het door hem gevoerde financiële beheer over het afgelopen verenigingsjaar. Uitgaven boven € 100,- tevoren door het Dagelijks Bestuur worden goedgekeurd. De penningmeester wordt in de werkzaamheden ondersteund door de financiële administratie.

Artikel 10

Een bestuursvergadering kan slechts plaatsvinden, als de meerderheid van het bestuur aanwezig is.

Artikel 11

Over alle zaken beslist het bestuur met meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 12

Treedt de meerderheid van het bestuur tussentijds af, dan zullen de overgebleven bestuursleden binnen een maand na dit aftreden een algemene ledenvergadering bijeenroepen om in de ontstane vacatures te voorzien
In het geval van een verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te alle tijde als zondanig aftreden.
Ieder bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem.
Ieder bestuurslid heeft één stem/ het stemrecht kan niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Het bestuurslid wordt gekozen voor een periode van drie jaar en is daarna nog slechts eenmaal direct herkiesbaar voor een periode. Ontstaat er tussentijds, gezien het rooster van aftreden, een vacature dan maakt het nieuwe gekozen bestuurslid de zittingsperiode van zijn voorganger af en is daarna nog tweemaal direct herkiesbaar.

Artikel 13

Het bestuur komt tenminste twee maal per jaar bijeen en zoveel vaker als het dagelijks bestuur dit nodig acht. De vergaderingen worden tenminste een week van tevoren geconvoceerd. Het verslag van een bestuursvergadering dient door het bestuur in zijn volgende vergadering goedgekeurd te worden.
Kandidaatstelling door het bestuur dient de leden tenminste twee weken voor de algemene vergadering schriftelijk ter kennis te worden gebracht.
Het bestuur kan de algemene vergadering voorstellen te besluiten tot het benoemen van een of meer al of niet gehonoreerde adviseurs. Het bestuur kan deze adviseurs tot zijn vergaderingen toelaten.
Voor het rechtsgeldig nemen van een besluiten dient tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig te zijn. Bestuursbesluiten worden met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen.

VERENIGINGSJAAR

Artikel 14

Het verenigingsjaar loopt van 01 januari tot en met 31 december.

PLICHTEN LEDEN

Artikel 15

Alle leden hebben de plicht de doelstellingen en bepalingen van statuten en huishoudelijk reglement na te leven.
De vormen van leden zijn gehouden zich tijdens de activiteiten van de personeelsvereniging te gedragen zoals een goed lid betaamt.
De leden zijn, tenzij anders vermeld, verplicht contributie te betalen.

ALGEMENE VERGADERINGEN

Artikel 16

De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter of door degene van het bestuur die daartoe door het bestuur wordt aangewezen.
Bij ontstentenis of weigering van de voorzitter of een ander bestuurslid zal de algemene vergadering worden geleid door degene, die met volstrekte meerderheid van stemmen door de vergadering wordt gekozen. Deze tijdelijke voorzitter zal zich bij de leiding houden aan de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement. Besluiten, die in deze vergadering worden genomen, worden zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden gebracht.
Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt, die door de voorzitter en de notulist worden ondertekend. De notulen worden door de secretaris openbaar gesteld op het secrtariaat. De notulen dienen door de eerstvolgende algemene vergadering goedgekeurd en vastgesteld te worden.
Leden, die onderwerpen op een algemene vergadering behandeld wensen te zien, richten zich tenminste zes weken voor de eerstvolgende algemene vergadering tot het bestuur en dienen deze onderwerpen schriftelijk in. Een dergelijk onderwerp dat bij het bestuur wordt ingediend op een door tenminste vijf leden ondertekend verzoek, moet op de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering worden geplaatst.
Voorstellen, die niet tijdig worden ingediend, of die staande de vergadering worden ingebracht, worden alleen in behandeling gebracht, indien de volstrekte meerderheid van de aanwezige leden hiermee instemt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 van dit reglement.

Artikel 17

De uitnodiging tot de algemene vergadering en de agenda dienen tenminste twee weken van tevoren aan de leden via verschillende communicatie uitingen kenbaar gemaakt te worden.

Artikel 18

Het ter algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de algemene vergadering een besluit is genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgesteld voorstel.
Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het vorige artikel bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
Stemmingen over personen geschieden schriftelijk, over zaken mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
Bij het houden van een schriftelijke stemming wijst de voorzitter twee leden aan, die het stembureau vormen. Onduidelijke, onvolkomen of niet ingevulde stembiljetten zijn van onwaarde.
Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming of, ingeval van een voordracht, een tweede stemming tussen de voorgedragen kandidaten, plaats. Staken in deze volgende stemming de stemmen, dan beslist het lot.
Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezingen van personen, dan is het verworpen. In geval van twijfel beslist de voorzitter.
Indien in een algemene vergadering een onderwerp ter tafel wordt gebracht dat niet in de agenda is vermeld, zullen hierover geen besluiten kunnen worden genomen. Ter behandeling daarvan kan een buitengewone algemene vergadering bijeen worden geroepen met inachtneming van de termijnen en vormen als in de statuten vermeld.

COMMISSIES

Artikel 19

De algemene vergadering en het bestuur kunnen commissies benoemen, die het bestuur in de uitvoering van zijn taken behulpzaam zijn. Aan deze commissies kunnen bepaalde bevoegdheden worden toegekend.
De commissies worden bepaald door het bestuur in de algemene ledenvergadering.
De commissie voert taken uit die ondersteunend zijn aan het bestuur.
De taken van de commissies hebben te maken met de verschillende categorieën waarin er activiteiten worden verricht.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 20

Door toetreding tot de vereniging verklaart ieder lid zich te onderwerpen aan de statuten en het huishoudelijk reglement.
In alle gevallen, waarin de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien, of bij verschil van mening omtrent de betekenis van enige bepaling, beslist het bestuur.
De statuten en het huishoudelijk reglement liggen steeds bij de secretaris ter inzage.
Er wordt geen materiaal van LAVA uitgeleend aan derden.